Documentazione e manuali
Ai sensi delle norme vigenti è stato redatto il Link identifier #identifier__51878-1manuale di gestione che descrive il funzionamento del sistema del protocollo informatico dell’amministrazione centrale, la pianificazione della sicurezza e fornisce indicazioni organizzative per la registrazione e la gestione documentale.
Ulteriore documentazione è disponibile nelle pagine wiki dell’applicativo Titulus.
Titulus è aggiornato alla versione 4.6.5 (ultimo aggiornamento giugno 2022)
Corrispondenza tra AOO
Tutti i documenti protocollati e trasmessi tra qualsiasi struttura e ufficio dell’Ateneo non appartenenti alla medesima AOO – quindi ad esempio tra Dipartimento e Area Studenti, oppure tra Centro e Biblioteca, e così via – devono essere inviati esclusivamente utilizzando la funzione di “Corrispondenza tra AOO” del sistema di protocollo informatico, evitando altri mezzi di trasmissione del documento in formato cartaceo (fax, posta interna etc.) o elettronica (e-mail).
Nel caso di uffici appartenenti alla medesima AOO dovrà essere utilizzato viceversa il “Protocollo tra uffici”.
Si tenga presente che aree, uffici e divisioni di Amministrazione Centrale appartengono tutte alla medesima AOO, identificata nel sistema con la sigla “CLE”.
Dal 2015 le strutture dello Sistema Bibliotecario di Ateneo risultano collocate nell’albero dell’Amministrazione Centrale, dunque inglobate nella AOO omonima. Di conseguenza, per inviare allo SBA documenti e comunicazioni mediante protocollo Informatico: gli uffici dell’Amministrazione Centrale devono fare uso del “Protocollo tra uffici”. Per ulteriori informazioni o chiarimenti contattare l’Link identifier #identifier__68438-4helpdesk.
E’ disponibile un semplice Link identifier #identifier__41845-5Manuale utente in cui vengono spiegate le caratteristiche principali della funzionalità e la modalità di utilizzo.
Accesso al servizio
Per accedere al servizio è necessario avere a disposizione un browser ed essere in possesso di un account di Link identifier #identifier__20272-6Dominio di Ateneo.
Abilitazione nuovi operatori
Nell’ambito dell’Amministrazione centrale, per poter attivare l’accesso ad un nuovo operatore oppure richiedere delle modifiche, il responsabile di struttura deve inviare al responsabile del protocollo una Link identifier #identifier__45931-7scheda compilata contenente i diritti da assegnare al dipendente in oggetto.
Nell’ambito delle Strutture di Ateneo (AOO periferiche) è richiesta l’apertura di un ticket su Link identifier #identifier__152307-8helpdesk [seguendo il percorso “Area Sistemi Informativi” > “Personale Ateneo” > “Servizio: Protocollo Informatico” > “nuova utenza”].
Informazioni su hosting
Per garantire l’uso delle diverse funzionalità previste dalla piattaforma può essere necessario assegnare specifici permessi e configurazioni, in particolare:
- se richiesto, Link identifier #identifier__193731-9confermare l’installazione del plugin Highway in sede di primo avvio del Protocollo;
- verificare che il componente aggiuntivo “Highway” risulti attivo;
- aggiungere “titulus-uniroma3.cineca.it” tra i siti attendibili;
- disattivare del tutto il blocco pop-up oppure (consigliato) disattivarlo in modo mirato per il dominio “*.cineca.it”.
Per segnalare problemi o per richieste di chiarimenti è necessario aprire un Link identifier #identifier__75291-10ticket
Titolario di Classificazione
Da febbraio 2014 è attivo il nuovo Titolario di Classificazione per il Protocollo Informatico, in questo modo l’Ateneo risultando allineato al Titolario Unico 2013, definito a livello nazionale e adottato dalla gran parte delle università italiane.
Secondo un principio di omogeneità archivistica cui veniva già incontro il precedente Titolario (adottato nel 2009), il Link identifier #identifier__180071-11Nuovo Titolario Unico 2014 sarà dunque unico per Amministrazione Centrale e Strutture di Ateneo (AOO periferiche), con talune voci peculiari dell’uno o dell’altro ambito, ma non vi saranno più differenze di nomenclatura: a codici uguali corrisponderanno voci uguali.
Come da accordi interuniversitari, le uniche differenze rispetto al Titolario Nazionale permangono nel c.d. TITOLO II, preposto agli organi di governo, che ciascun Ateneo può personalizzare autonomamente.
Materiale informativo
Per utilizzare la firma digitale direttamente da Titulus è sufficiente apporre la spunta alla voce “firma digitale” nella sezione documenti informatici. Si può anche mettere alla firma un documento del responsabile prima dell’assegnazione del numero di protocollo con Link identifier #identifier__31405-12seguendo queste indicazioni
Altre informazioni, schermate, suggerimenti e descrizione delle procedure, sono disponibili nei manuali Titulus
Assistenza
Per qualsiasi chiarimento o suggerimento è possibile contattare il Link identifier #identifier__79581-14Supporto Tecnico dell’Area Sistemi Informativi.
L’ Area Sistemi Informativi intende raggiungere i livelli di qualità del servizio più elevati possibile, sia in termini di soddisfazione degli utilizzatori che di trasparenza nella fornitura di servizi resi.
A tale scopo si ritiene indispensabile regolare il rapporto di fornitura in termini chiari, dettagliati ed opportunamente descritti in un documento denominato “Link identifier #identifier__105429-15Carta dei Servizi“.