Ufficio Gestione Documentale

  • Coordinamento, supervisione e controllo nelle attività di gestione del servizio di Protocollo Informatico di Ateneo e in particolare:
    • abilitare il personale dell’Ateneo all’utilizzo del Protocollo Informatico, sulla base delle indicazioni dei Responsabili delle strutture, definendo per ciascuno di essi il tipo di funzioni, distinguendo tra abilitazione alla gestione, alla consultazione ed alla visione generale;
    • fornire attività di consulenza e assistenza agli utenti Titulus;
    • garantire il rispetto delle disposizioni del D.P.R. n°445/2000 durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;
    • garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 53 del D.P.R. n° 445/2000;
    • curare le funzionalità del sistema d’intesa con i servizi di gestione dei sistemi informativi affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
    • conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema di protocollo e del registro di emergenza attraverso i servizi di gestione dei sistemi informativi in luoghi sicuri e diversi da quello in cui viene custodito il suddetto sistema (art. 62 e 63 del D.P.R. n° 445/2000);
    • curare la formazione alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso e alla conservazione dei documenti informatici;
    • garantire la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti dall’Ateneo, attraverso l’adozione dei formati standard previsti dalla normativa vigente;
    • garantire il buon funzionamento degli strumenti e il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
    • autorizzare con provvedimenti ad hoc le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo (art. 54 del D.P.R. n° 445/2000);
    • aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza;
    • provvedere all’aggiornamento del Manuale e alla conoscenza dei suoi contenuti all’interno dell’Ateneo;
    • rilasciare le ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei;
    • aggiornare il titolario di classificazione sulla base delle indicazioni dei Responsabili delle strutture.

 

  • Coordinamento nella gestione del Protocollo di Ateneo relativo ai flussi documentali di posta in arrivo;
  • Coordinamento e supervisione nell’acquisizione della posta cartacea in arrivo dall’utenza interna ed esterna all’Ateneo e smistamento dei documenti protocollati agli uffici competenti dell’Amministrazione centrale o alle strutture decentrate dell’Ateneo;
  • Coordinamento delle attività del servizio postale interno;
  • Inoltro della corrispondenza cartacea in partenza a mezzo posta presso gli Uffici Postali pubblici;
  • Coordinamento delle caselle di posta elettronica certificata – PEC attivate nell’Ateneo;
  • Gestione procedura di Albo Ufficiale online di Ateneo;
  • Tenuta dei registri di repertorio e del registro di emergenza;
  • Supervisione e verifica dell’attività di segnatura, classificazione e registrazione di protocollo dei documenti cartacei e digitali dell’Amministrazione Centrale, in partenza ed in arrivo;
  • Annullamento delle registrazioni di protocollo;
  • Attività di ricerca e fotoriproduzione dei documenti protocollati;
  • Adozione del piano di conservazione e scarto documentale;
  • Gestione dell’archivio centrale di Ateneo.
Informazioni di sistema 07 Dicembre 2020