Servizi innovativi di comunicazione

Prenotazione Colloqui

Servizio di prenotazione automatico dei colloqui attraverso un Operatore Virtuale.

L’Operatore Virtuale per la prenotazione dei colloqui permette all’Università di automatizzare la procedura con la quale i propri studenti prenotano i colloqui con i docenti, con le segreterie o per altre esigenze di interlocuzione con la propria struttura organizzativa, scegliendo tra la soluzione vocale (raggiungibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7) e quella web.
In entrambi i casi, il sistema invia una e-mail ai soggetti (docenti, segreterie etc,) con i quali è stato prenotato il colloquio contenente le informazioni relative alla prenotazione (nominativo, giorno e ora). A sua volta lo studente che ha effettuato la prenotazione riceve due e-mail: una a conferma del buon esito dell’operazione e una in prossimità dell’avvicinarsi della data dell’appuntamento, come promemoria.

Link identifier #identifier__27250-1Accesso al servizio
Link identifier #identifier__166587-2Guida al servizio di gestione appuntamenti

Memento

Consente l’organizzazione automatizzata di eventi e il monitoraggio delle adesioni in tempo reale.

Memento è costituito da un’interfaccia web che permette di gestire e programmare in maniera estremamente intuitiva tutte le attività (riunioni, campagne informative etc.) e da un’applicazione vocale che permette di inoltrare gli inviti ai recapiti telefonici aziendali (fissi e mobili) e di monitorare le adesioni.

Nello specifico l’interfaccia web permette di:

  • creare un nuovo evento, inserendolo nel proprio calendario;
  • inserire, modificare e raggruppare per categorie i contatti all’interno della rubrica;
  • programmare tutte le attività per inoltrare gli inviti;
  • monitorare in tempo reale l’andamento delle adesioni

Link identifier #identifier__124755-3Guida all’uso di Memento

Rubrica Vocale (ISA)

Il servizio di selezione vocale Smart Operator (ISA) permette di contattare le persone inserite nella rubrica di Ateneo attraverso un apposito numero telefonico.

Il sistema attiverà automaticamente un operatore virtuale attraverso il quale l’utente avrà la possibilità di scegliere il canale desiderato (telefono fisso o mobile) per avviare una comunicazione.

In caso di mancata risposta, l’utente potrà lasciare un messaggio vocale. Il file audio verrà recapitato al destinatario tramite un messaggio di posta elettronica.
È possibile gestire i messaggi presenti sulla casella vocale e organizzare una propria rubrica dal proprio cellulare aziendale.

Le operazioni possibili sono:

  • inoltrare una chiamata  verso numerazione fissa associata all’utente o ad una struttura (uffici, laboratori etc.) o verso numeri di telefonia mobile;
  • ottenere la numerazione telefonica fissa o mobile di un utente o di una struttura;
  • inviare un messaggio vocale a mezzo e-mail all’utente o alla struttura desiderati in caso di mancata risposta.

Per prevenire errori dovuti alla sensibilità del sistema rispetto alla qualità del suono, è consigliato l’uso di una chiara timbrica vocale.

Numero telefonico Smart Operator: 0657332102 (int.2102).

Link identifier #identifier__109444-4Guida all’uso della Rubrica vocale

Fax Server

Il Fax Server consente di inviare e ricevere fax in formato elettronico, dal proprio computer.
L’accesso all’uso del servizio Fax Server è a disposizione di tutte le strutture dell’Ateneo (dipartimenti,scuole,centri,biblioteche,uffici).
Il servizio descritto sostituisce a tutti gli effetti i sistemi tradizionali, con l’obiettivo di agevolare e velocizzare le comunicazioni istituzionali e ridurre i costi di gestione.

Il servizio è collegato al sistema di posta elettronica esistente e rende possibile spostare le attività svolte dal fax tradizionale all’interno della propria postazione di lavoro. Attraverso un account di posta elettronica adeguatamente configurato è possibile inviare e ricevere fax utilizzando come destinatari anche gruppi di utenti.

A ciascuna utenza verrà associato un numero telefonico di rete fissa coerente con la numerazione di Ateneo (anche lo stesso oggi attribuito al fax tradizionale in dotazione); in questo modo gli utenti esterni potranno ricevere e inviare fax come se interagissero con un sistema tradizionale.

Per una nuova utenza di fax elettronico è necessario aprire una richiesta sul Link identifier #identifier__169347-5helpdesk nella quale specificare nome e indirizzo di posta elettronica della struttura che farà uso del servizio. Il sistema è volto a sostituire il tradizionale sistema di fax analogico per cui dovrà essere indicato anche l’attuale numero di fax in uso alla struttura stessa.

Per procedere alla lavorazione è necessario che la richiesta sia autorizzata dal responsabile della struttura (capo area, direttore dipartimento, ecc.); tale autorizzazione deve essere inviata via fax al numero 06/57332145; senza l’autorizzazione del responsabile della struttura non si procederà alla lavorazione della richiesta.

L’accesso al servizio è possibile mediante le proprie credenziali di dominio.
Per gli studenti le credenziali rimangono le medesime in uso per l’operatività sul Portale dello Studente, per le strutture invece i diversi operatori accederanno con le credenziali utilizzate per l’accesso al cedolino online.

Per informazioni, guasti o problemi inerenti al servizio fax, occorre aprire una richiesta di intervento attraverso l’Link identifier #identifier__42938-6helpdesk di Ateneo.

 

Link identifier #identifier__16363-7Guida all’uso del Fax Server
Valentina Efrati 05 Febbraio 2019