Uffici
- Coordinamento delle attività della Segreteria del Rettore e raccordo operativo con la Segreteria di Direzione. - Gestione dei flussi di corrispondenza elettronica ordinaria e certificata indirizzati al Rettore e alla Segreteria del Rettore. - Gestione, pianificazione e aggiornamento dell’agenda istituzionale del Rettore. - Organizzazione e gestione degli aspetti amministrativi e logistici connessi alle missioni istituzionali del Rettore. - Organizzazione e gestione degli aspetti amministrativi e logistici connessi alle missioni dei Prorettori e delle Prorettrici nell’ambito delle rispettive deleghe. - Supporto organizzativo alla partecipazione del Rettore a eventi, cerimonie e convegni, compresa la predisposizione degli indirizzi di saluto e il coordinamento dei relativi adempimenti. - Gestione dei rapporti operativi con la Segreteria della CRUI e con le segreterie di enti istituzionali e ministeri. - Organizzazione, in raccordo con l’Ufficio Relazioni Internazionali, degli incontri istituzionali del Rettore con delegazioni straniere. - Organizzazione e coordinamento degli incontri del Rettore con enti, istituzioni e relativi rappresentanti. - Predisposizione e trasmissione degli inviti istituzionali a firma del Rettore. - Supporto organizzativo ai Prorettori e alle Prorettrici per la partecipazione a eventi e per la realizzazione di convegni e iniziative connesse alle rispettive deleghe rettorali. - Organizzazione e coordinamento delle riunioni periodiche del Rettore con i Prorettori e le Prorettrici e predisposizione dei relativi report. - Supporto al Cerimoniale per l’organizzazione dell’inaugurazione dell’anno accademico e delle altre iniziative istituzionali dell’Ateneo. - Raccolta, organizzazione e predisposizione della documentazione necessaria alla partecipazione del Rettore e della Prorettrice Vicaria alle sedute del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione. - Collaborazione con l’Ufficio Stampa per la predisposizione e la diffusione delle comunicazioni istituzionali e dei comunicati stampa.
L’Area di Coordinamento della Direzione Generale assicura supporto strategico, organizzativo e operativo al Direttore Generale nelle funzioni di indirizzo, coordinamento e supervisione dei processi amministrativi. Cura il raccordo tra l’Amministrazione centrale e le strutture accademiche, presidiando le attività trasversali e favorendo uniformità e tempestività dell’azione amministrativa. Gestisce l’agenda e le relazioni interne ed esterne del Direttore Generale, coordina i flussi informativi e la comunicazione interna, predispone atti e materiali istruttori, organizza e verbalizza riunioni e monitora l’avanzamento delle attività e degli obiettivi strategici. Assicura consulenza giuridica e supporto normativo, cura il precontenzioso e i rapporti con i legali e contribuisce all’aggiornamento di Statuto e regolamenti. Coordina eventi, cerimonie e iniziative di rappresentanza, curando il protocollo e le relazioni istituzionali nazionali e internazionali. Promuove l’immagine dell’Ateneo attraverso la gestione del merchandising ufficiale e delle attività commerciali, culturali e istituzionali dello Store.
L’Ufficio assicura supporto giuridico e normativo agli organi e alle strutture dell’Ateneo, tutelando gli interessi dell’Università e la correttezza dell’azione amministrativa. Gestisce il precontenzioso, la fase stragiudiziale delle controversie e le azioni di rivalsa; predispone gli atti diretti al conferimento di incarichi agli avvocati del libero foro. Elabora memorie e relazioni istruttorie per l’Avvocatura dello Stato e gli avvocati esterni incaricati nelle rispettive controversie. Supporta le strutture di Ateneo nella esecuzione dei provvedimenti giurisdizionali. Fornisce consulenza e rilascia pareri su convenzioni, ricerca, finanziamenti, reclutamento, rapporti con studenti e personale, partecipazioni in enti esterni e diritto d’autore. Offre supporto giuridico nella redazione e nell’aggiornamento di Statuto e regolamenti, nonché in materia di trasparenza, anticorruzione, accesso agli atti, protezione dei dati personali e sicurezza informatica. Cura la tutela e il recupero dei crediti nelle procedure disciplinate dal Codice della crisi di impresa e dell’insolvenza e assiste gli uffici per l’espletamento degli adempimenti connessi alle procedure esecutive.
L’Ufficio Cerimoniale e Promozione dell’Immagine di Ateneo organizza e coordina cerimonie accademiche, eventi istituzionali e iniziative di rappresentanza, curandone gli aspetti organizzativi, logistici e protocollari e valorizzando l’identità dell’Università. Organizza le inaugurazioni dell’Anno Accademico, i conferimenti delle lauree honoris causa e le cerimonie di intitolazione e inaugurazione degli spazi. Supporta iniziative di orientamento, convegni e manifestazioni scientifiche e culturali promosse dall’Ateneo e dai Dipartimenti. Cura l’accoglienza di autorità e delegazioni nazionali e straniere, assicurando il rispetto del protocollo e le relazioni con gli enti e i soggetti coinvolti. Coordina e presidia gli eventi autorizzati negli spazi istituzionali, tra cui l’Aula Magna del Rettorato, l’Atrio della Torre C e l’Aula Magna Marcello Palmisano di Ostia. Pianifica gli allestimenti e raccorda i servizi tecnici, logistici e di accoglienza, favorendo una programmazione condivisa. Gestisce le richieste e la distribuzione di materiali istituzionali e articoli per convegni, contribuendo alla promozione dell’immagine dell’Ateneo.
L’Ufficio Valorizzazione degli Spazi di Ateneo gestisce e sviluppa l’UniStore quale spazio dedicato alla promozione dell’identità dell’Università, all’accoglienza e alle iniziative culturali aperte al territorio, coordinandone le attività istituzionali, culturali e commerciali. Cura lo shop e la promozione, vendita e distribuzione del merchandising ufficiale, assicurando la selezione e l’approvvigionamento dei prodotti, il controllo delle forniture, la gestione amministrativa e inventariale e l’allestimento degli spazi espositivi. Organizza corner promozionali presso i Dipartimenti e durante gli eventi di Ateneo. Promuove e supporta incontri, presentazioni editoriali, mostre e altre iniziative presso l’UniStore, in raccordo con la libreria e le strutture coinvolte, favorendo il dialogo con la cittadinanza. Attraverso l’infopoint, offre accoglienza, informazioni e primo orientamento su offerta formativa, procedure e servizi, assistendo nelle immatricolazioni e supportando gli studenti internazionali in collaborazione con gli uffici competenti. Collabora alle iniziative per gli studenti, distribuendo materiali, beni e titoli di accesso ad attività culturali.
L'Area Programmazione e Controllo assicura il supporto tecnico-specialistico ai processi di programmazione, controllo, valutazione e monitoraggio dell'Ateneo, promuovendo l'integrazione tra pianificazione strategica, gestione delle risorse, sistemi informativi e processi di assicurazione della qualità. In particolare, l'Area: • coordina le attività connesse al sistema di controllo interno e al supporto direzionale; • assicura l'elaborazione e la diffusione delle informazioni statistiche, economiche e gestionali necessarie ai processi decisionali; • supporta la Direzione Generale e gli Organi di governo nelle attività di programmazione strategica e operativa; • coordina i sistemi di raccolta, integrazione e valorizzazione dei dati istituzionali, statistici, contabili ed extracontabili; • promuove lo sviluppo e l'utilizzo degli strumenti di reporting e dei sistemi informativi di supporto alle decisioni; • coordina le attività di raccolta e analisi dei dati richiesti per le rilevazioni nazionali e internazionali e per la partecipazione ai ranking universitari; • cura il coordinamento delle attività finalizzate alla predisposizione del bilancio di genere, del bilancio sociale e di ulteriori strumenti di rendicontazione istituzionale; • presidia il ciclo della performance, garantendone la programmazione, il monitoraggio, la misurazione e la rendicontazione, nonché il raccordo con il Nucleo di Valutazione nelle funzioni di Organismo Indipendente di Valutazione (OIV).
L'Ufficio Controllo di Gestione presidia i processi di analisi e monitoraggio della gestione economica e organizzativa dell'Ateneo, fornendo supporto alle attività di programmazione e controllo. In particolare: • svolge attività di monitoraggio, verifica e analisi della gestione amministrativa; • sviluppa e gestisce il sistema di controllo di gestione e di contabilità analitica dell'Ateneo; • analizza gli andamenti economico-finanziari delle strutture e dei centri di responsabilità; • definisce e monitora indicatori di efficacia, efficienza ed economicità della gestione; • elabora analisi previsionali e scenari a supporto della programmazione economico-finanziaria; • gestisce e sviluppa il data warehouse e le banche dati a supporto delle attività di controllo e reporting; • cura la predisposizione della reportistica gestionale e direzionale; • supporta i rapporti con gli organismi di controllo interni ed esterni; • realizza analisi relative ai modelli di finanziamento del sistema universitario e ai criteri di riparto delle risorse.
L'Ufficio di Supporto al Nucleo di Valutazione assicura il supporto tecnico, amministrativo e organizzativo alle attività del Nucleo di Valutazione, contribuendo ai processi di valutazione, monitoraggio e assicurazione della qualità dell'Ateneo. In particolare: • cura la segreteria tecnica e amministrativa del Nucleo di Valutazione; • predispone le convocazioni, gli ordini del giorno, la documentazione istruttoria e i verbali delle sedute; • gestisce l'archivio documentale e la pubblicazione degli atti di competenza; • raccoglie, elabora e analizza dati e informazioni funzionali alle attività del Nucleo di Valutazione; • predispone report, indicatori, cruscotti e documentazione di supporto ai processi di valutazione; • supporta le attività del Nucleo in materia di assicurazione della qualità, accreditamento e valutazione istituzionale; • assicura il raccordo informativo tra il Nucleo di Valutazione, il Presidio della Qualità, gli Organi di governo e le strutture accademiche e amministrative; • cura i rapporti operativi con ANVUR, MUR e gli altri organismi esterni di valutazione; • fornisce supporto tecnico al Nucleo nelle funzioni di Organismo Indipendente di Valutazione, con particolare riferimento alla validazione della Relazione sulla performance, all'aggiornamento del Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance e agli adempimenti in materia di trasparenza.
L'Ufficio Statistico assicura la produzione, l'elaborazione e la diffusione delle informazioni statistiche di Ateneo, a supporto delle attività di programmazione, valutazione e monitoraggio. In particolare: • cura gli adempimenti statistici previsti dalla normativa vigente; • monitora e verifica i flussi informativi verso il Ministero, l'Anagrafe Nazionale Studenti e gli altri soggetti istituzionali competenti; • elabora analisi statistiche e report a supporto della Direzione Generale, degli Organi di governo e delle strutture dell'Ateneo; • gestisce i datamart statistici e le banche dati di competenza; • realizza studi e analisi funzionali ai processi di pianificazione strategica, programmazione e valutazione; • fornisce supporto informativo al Presidio della Qualità, al Nucleo di Valutazione e alle altre strutture competenti; • coordina la raccolta e l'elaborazione dei dati destinati alle rilevazioni e ai ranking nazionali e internazionali; • promuove la diffusione e la valorizzazione del patrimonio informativo statistico dell'Ateneo.
Area acquisti e alienazioni è la struttura di Ateneo specializzata nella gestione delle procedure di affidamento diretto di appalti di servizi e forniture di importo inferiore a euro 40.000,00, e nell'acquisto di beni e servizi di qualsiasi importo attraverso gli strumenti di acquisto messi a disposizione da Consip S.p.A. (convenzioni o accordi quadro). Gli uffici dell’Area si occupano, altresì, della gestione della cassa economale, della gestione dei contratti dei servizi assicurativi, nonché di contratti e concessioni riguardanti il patrimonio immobiliare, l'acquisizione di opere d'arte e gli atti di liberalità a favore dell’Ateneo.
Ufficio Acquisti, provvede alla gestione centralizzata delle procedure di acquisto relative a forniture e servizi di importo inferiore a 40.000 euro e, per qualunque importo, per le categorie merceologiche per le quali sono attive Convenzioni o Accordi Quadro Consip. L'Ufficio gestisce, altresì, il magazzino dei beni di consumo, curandone l'inventario e il rifornimento in base ai consumi rilevati.
Ufficio donazioni e alienazioni, cura la gestione amministrativa e tutti gli adempimenti propedeutici alla conclusione degli atti di acquisto, vendita, locazione, comodato, concessione degli immobili che costituiscono il patrimonio di Ateneo. L'Ufficio cura altresì le procedure di acquisizione di opere d'arte e svolge gli adempimenti prescritti per l'acquisizione di donazioni o altri atti di liberalità a favore dell’Ateneo.
Ufficio servizi economali e assicurativi, cura la gestione dei contratti per i servizi assicurativi di Ateneo. L'Ufficio si occupa, altresì, della gestione degli acquisti centralizzati di tutti i servizi di catering legati ad eventi, convegni o altre attività di divulgazione scientifica organizzati daII’Ateneo. Infine, l'Ufficio cura gli adempimenti amministrativi legati alla gestione del fondo economale per il pagamento in contanti di spese minute e urgenti idoneamente documentate (ad esempio spese postali, acquisto di marche da bollo o altri valori richiesti dagli uffici, ecc.), e per l'incasso e il deposito presso l'lstituto cassiere del denaro contante derivante dal pagamento dei diritti di copia da parte di chi esercita il diritto di accesso agli atti.
Area gare d'appalto è la struttura di Ateneo specializzata nella gestione delle procedure di affidamento di appalti e concessioni di lavori, servizi e forniture, di importo superiore a euro 40.000,00, attraverso affidamenti diretti e procedure aperte, ristrette e negoziate. Gli uffici dell’Area svolgono le attività propedeutiche e conseguenti l'acquisto di beni e servizi e l'esecuzione di lavori indispensabili a garantire all’Ateneo e ai suoi utenti la disponibilità e l'utilizzo efficiente di strutture e attrezzature nonché la regolare fruizione dei servizi strumentali allo svolgimento delle attività istituzionali di Ateneo.
Ufficio gare sopra soglia comunitaria cura la gestione delle procedure di affidamento e dei contratti di appalti e concessioni di forniture, servizi e lavori di rilievo comunitario, nonché dei connessi servizi per l'ingegneria e l'architettura.
Ufficio gare sotto soglia comunitaria cura la gestione delle procedure di affidamento e dei contratti di appalti e concessioni di forniture, servizi e lavori nonché dei connessi servizi per l'ingegneria e l'architettura, di importo superiore a euro 40.000,00 e fino alla soglia di rilevanza comunitaria, da affidare direttamente o attraverso procedure negoziate e ristrette. L'Ufficio gestisce anche procedure di importo inferiore laddove necessario per l'acquisizione di infrastrutture nell'ambito dei finanziamenti assegnati ai Dipartimenti.
Ufficio coordinamento e programmazione, cura gli adempimenti di carattere generale necessari al coordinamento degli uffici dell’Area o non direttamente afferenti alle competenze dei singoli uffici. Svolge attività di supporto al Dirigente nella predisposizione dei documenti periodici prescritti dalla legge (obiettivi, relazioni sui servizi, performance), negli adempimenti correlati alla programmazione degli acquisti di beni e servizi e dei lavori, alla predisposizione del budget dell’Area. Supporta, inoltre, le attività dei singoli uffici monitorando le scadenze legate alle procedure di appalto, effettuando la richiesta di documenti e le verifiche propedeutiche alla predisposizione dei contratti.
Ufficio Progetti Speciali, cura il coordinamento di tutte le attività correlate all'utilizzo degli spazi di Ateneo (aule, campi sportivi e spazi all'aperto) sia da parte di soggetti esterni che da parte di strutture interne all’Ateneo, compatibilmente con il prioritario svolgimento delle attività istituzionali alle quali gli spazi sono destinati e nel rispetto delle disposizioni del Regolamento per l'utilizzo di aule e di spazi dell’Ateneo, e del Regolamento di utilizzo spazi del Centro di Allumiere. L'Ufficio si occupa, altresì, del coordinamento delle iniziative studenti finanziate dall’Ateneo attraverso il relativo bando annuale e di parte delle iniziative studentesche autogestite, in relazione alle quali l'Ufficio garantisce supporto amministrativo e logistico ai Dipartimenti e agli uffici di Ateneo interessati.
L’Area Bilancio e Programmazione Finanziaria assicura la supervisione, il monitoraggio, il controllo e il coordinamento delle attività attinenti alla programmazione finanziaria annuale e di medio periodo. Elabora quindi il bilancio di previsione annuale e triennale e il bilancio di esercizio. Si occupa altresì della gestione economico-finanziaria-patrimoniale dell’Ateneo ovvero della registrazione contabile degli elementi positivi e negativi quali proventi/ricavi e costi/impieghi e dell’inventariazione e ammortamento dei beni mobili e immobili. Si occupa della tenuta del manuale di contabilità allegato al Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità e del suo adeguamento a norme e procedure per la parte di sua competenza. Provvede alle configurazioni del programma di contabilità per quanto di sua competenza. Il Responsabile firma gli ordinativi di incasso e di pagamento in qualità di prima firma, propedeutica alla seconda firma apposta dal Direttore della propria Direzione. L’Area prevede 4 uffici: Ufficio Elaborazione Bilanci, Ufficio Gestione Bilancio, Ufficio Gestione contabile del post lauream, Ufficio gestione contabile dei beni patrimoniali mobili e immobili
L’Ufficio Elaborazione Bilanci predispone il Bilancio unico di previsione annuale e triennale per l’Ateneo curando l’acquisizione dei dati dagli altri uffici, la stesura di una prima proposta sulle previsioni, la stesura definitiva completa della documentazione a corredo e la predisposizione del file di caricamento e del suo inserimento nella procedura contabile ai fini della gestione. Elabora il Bilancio unico di esercizio per l’Ateneo da presentare agli organi provvedendo alle verifiche dei dati, alle scritture di rettifica e assestamento e alla stesura dei documenti a corredo. Redige il Bilancio consolidato di Ateneo per la presentazione agli organi. Predispone le variazioni di bilancio dell’Amministrazione da presentare agli organi e provvede agli storni di bilancio necessari alla gestione. Ottempera a tutti gli adempimenti legati al bilancio. Provvede agli incassi istituzionali dallo Stato e dalla contribuzione studentesca destinati all’Amministrazione. Esegue il monitoraggio del budget e dei limiti di spesa e provvede ai relativi versamenti. Gestisce i progetti dell’Amministrazione. Fornisce la documentazione contabile relativa ai finanziamenti esterni e a supporto dei rendiconti.
L’Ufficio gestione contabile dei beni patrimoniali mobili e immobili cura la gestione contabile dello stato patrimoniale con particolare riferimento all’attivo e ai relativi fondi ammortamento. Si occupa quindi della contabilizzazione degli interventi edilizi e delle acquisizioni di beni mobili e immobili e procede, dopo le opportune verifiche, ai pagamenti. Cura la tenuta dei piani di ammortamento e attribuisce a ciascun esercizio la quota dei risconti a sterilizzazione, a fronte di contributi agli investimenti derivanti da AdP e/o da assegnazioni ministeriali per finalità di investimento. Si occupa dell’inventariazione dei beni mobili e immobili per l’Amministrazione e provvede alla contabilizzazione delle estensioni inventariali, alla tenuta degli inventari, alla generazione dei buoni di carico ecc… Provvede al monitoraggio delle scritture contabili di tutto l’Ateneo sugli investimenti verificando la corretta imputazione della triade delle immobilizzazioni e provvede alla correzione delle anomalie. Si occupa della ricognizione inventariale, procedendo alle verifiche necessarie per il riscontro dei beni presenti sui registri e alla riconciliazione con i dati contabili.
L’Ufficio Gestione contabile del post lauream si occupa della verifica preventiva relativa ai ricavi da master o scuole di specializzazione e provvede poi a comunicare ai Dipartimenti le quote di loro competenza. Provvede inoltre alla verifica e all’incasso di ricavi da enti esterni, dallo Stato, dall’UE ecc… in relazione ai finanziamenti concessi per borse di dottorato di ricerca, come derivanti da accordi, convenzioni, finanziamenti ministeriali, progetti europei ecc… Trasferisce ad altri enti esterni gli importi relativi alle borse di dottorato, che derivano da accordi, convenzioni ecc… Verifica e trasmette la documentazione necessaria agli atri uffici di Aneo per il pagametno delle borse di dottorato, in particolare all’Area del Personale. Verifica, in accordo con l’Ufficio Elaborazione Bilanci le previsioni relative a ciascun esercizio per le borse di dottorato e per i master. Provvede al rimborso delle tasse studentesche e al pagamento degli istituti scolastici per attività di tirocinio diretto PeF. Gestisce progetti specifici affidati all’ufficio su valutazione del Direttore di riferimento e del Responsabile dell’Area.
L’Ufficio Gestione Bilancio si occupa essenzialmente della gestione contabile di gran parte di quello che viene registrato sul budget economico e in conto economico. Provvede pertanto ad eseguire le scritture contabili relative ai proventi/ricavi istituzionali e alla contabilizzazione dei sospesi di entrata dell’attività istituzionale dell’Amministrazione con esclusione dei sospesi da ministeri e da contribuzione studentesca, al fine di registrare i relativi incassi. Esegue le verifiche sulla documentazione fornita dagli uffici dell’Ateneo per poi eseguire i pagamenti richiesti; provvede pertanto a redigere le relative scritture di costo per l’Amministrazione. Nell’ambito di tale attività l’Ufficio esegue la contabilizzazione e il pagamento degli acquisti per lo SBA. L’ufficio recepisce dalla Direzione Risorse Umane i flussi relativi agli stipendi del personale strutturato e contabilizza i documenti proposti al fine della loro liquidazione. Si occupa inoltre di pagare i compensi ai professionisti anagrafati come “servizi”. Provvede alla verifica della copertura e all’attuazione delle delibere del CdA per quanto di sua competenza impegnando il budget per le spese da sostenere.
L’Area Fiscalità, Partecipazioni e Tesoreria assicura la supervisione, il monitoraggio, il controllo e il coordinamento di tutte le attività dell'Area, oltre alla consulenza alle strutture interne ed esterne su tematiche legate alle attività dell'Area. L’Area si occupa in coordinamento con l’Area Bilancio e Programmazione Finanziaria della tenuta e aggiornamento del Manuale di contabilità allegato al Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità così come delle configurazioni del programma di contabilità per quanto di sua competenza, alla firma gli ordinativi di incasso e di pagamento; oltre a coadiuvare l’ufficio di supporto al Collegio dei Revisori dei Conti. Si occupa di tutti gli aspetti contabili e fiscali, legati principalmente all’imposizione e agli adempimenti tributari, alla gestione della cassa di Ateneo e ai rapporti con l’istituto cassiere, oltre che delle attività di coordinamento e supporto agli enti (fondazioni, consorzi, ecc.) partecipati dall’Ateneo. Si occupa del supporto alle rendicontazioni di progetti in fase di monitoraggio e in fase di audit esterna sia per l’Amministrazione Centrale sia per i Dipartimenti. L’Area Fiscalità, Partecipazioni e Tesoreria è articolata in quattro uffici. 1. Ufficio IVA e attività commerciale/fiscale, 2. Ufficio di coordinamento amministrativo-contabile degli Enti controllati e partecipati 3. Ufficio di supporto organizzativo-gestionale degli enti controllati e partecipati 4. Ufficio tesoreria
Ufficio di coordinamento amministrativo-contabile degli Enti controllati e partecipati cura il coordinamento amministrativo e contabile e le attività correlate alla partecipazione dell'Ateneo in enti e fondazioni. In particolare: • coordinamento e supporto nella gestione della contabilità e del bilancio, degli adempimenti di natura fiscale/tributaria e nei rapporti con il cassiere degli enti controllati, compreso la predisposizione del bilancio di previsione e del bilancio di esercizio, oltre alla trasmissione dei bilanci delle controllate alla capogruppo ai fini della predisposizione del bilancio consolidato; • supporto agli enti controllati nella gestione dei progetti con finanziamenti esterni sia in fase di gestione sia in fase di rendicontazione; • supporto all’attività amministrativa e gestionale degli enti controllati (approvvigionamento di beni e servizi, affidamento incarichi professionali, procedure selettive di personale con il supporto dell’Amministrazione Centrale dell’Ateneo); • vigilanza sul rispetto da parte degli enti controllati degli adempimenti previsti da statuto, da convenzioni o richiesti dall’ente controllante e dalla normativa (adempimenti in materia di pubblicità e trasparenza con il supporto dell’Amministrazione Centrale di Ateneo) • supporto all’Ufficio IVA nelle attività di analisi per la razionalizzazione delle partecipazioni di Ateneo imposte dalla normativa in materia;
L’Ufficio di supporto organizzativo-gestionale degli enti controllati e partecipati cura il supporto organizzativo-gestionale e le attività correlate alla partecipazione dell'Ateneo in enti e fondazioni. In particolare: • monitoraggio delle attività legate al ciclo di vita degli enti, dalla nascita alla gestione ordinaria, periodica verifica del permanere delle condizioni legittimanti la partecipazione; • predisposizione istruttorie di adesione/costituzione di soggetti terzi (stesura/verifica dei principali documenti, atto costitutivo/convenzione istitutiva/Statuto e successive modifiche); • presidio sui processi di nomina e rinnovo dei rappresentanti d’Ateneo negli organi collegiali degli enti partecipati e attività correlate (partecipazioni in assemblea, approvazioni bilanci, ecc.). • supporto all’organizzazione operativa degli spettacoli teatrali e di altri eventi speciali delle Fondazioni e dell’Associazione Alumni; • vigilanza sul rispetto da parte degli enti controllati degli adempimenti previsti da statuto, da convenzioni o richiesti dall’ente controllante e dalla normativa (adempimenti in materia di pubblicità e trasparenza con il supporto dell’Amministrazione Centrale di Ateneo)
L’Ufficio IVA e attività commerciale/fiscale cura le seguenti attività: • assolvimento degli obblighi fiscali e tributari connessi alle attività commerciali, istituzionali e transfrontaliere, agli adempimenti IVA e altre imposte (Ires, irap, bollo virtuale, imu tasi, ecc.); predisposizione dichiarazioni fiscali periodiche e annuali di Ateneo previsti dalla normativa e attività correlate di liquidazione e versamento; tenuta e aggiornamento dei registri fiscali di Ateneo e dei libri contabili previsti in relazione all’esercizio dell’attività commerciale; • gestione ciclo attivo prevalentemente per i proventi derivanti dall’attività commerciale, processo fatturazione elettronica attiva completo e interfaccia con le strutture, controllo e monitoraggio del ciclo passivo ai fini fiscali; • definizione di procedure standard, di linee guida in materia fiscale e informative periodiche sulle novità nelle materie di competenza. • analisi per la razionalizzazione delle partecipazioni di Ateneo, sulla base dei vincoli imposti dalla normativa vigente e la redazione del piano annuale di revisione e della relazione sui risultati conseguiti, oltre alla gestione delle rilevazioni periodiche dei dati relativi alle partecipate, imposte dalla normativa vigente. • attività di supporto amministrativo e contabile alla Commissione di Certificazione dei Contratti di Lavoro riconosciuta dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. • predisposizione della gestione contabile e fiscale dello Store di Ateneo e dei parcheggi.
L’Ufficio Tesoreria cura le seguenti attività: • vigilanza e gestione della Cassa di Ateneo con particolare riferimento al monitoraggio dei dati del Fabbisogno finanziario e della programmazione dei pagamenti dell’Ateneo; • monitoraggio e quadratura giornaliera della cassa, dei provvisori di entrata e di uscita, dei modelli esteri e tutti i pagamenti per cassa. • reportistica per le verifiche trimestrali di cassa (quadratura della cassa, dei versamenti ritenute e contributi con concordanza degli applicativi contabili e fiscali in uso all’Ateneo (U-Gov, CSA) • interfaccia diretto con l’istituto cassiere, anche per problematiche tecniche, gestione dei processi di trasmissione, monitoraggio e ricezione dei flussi elettronici ordinativi, controlli e supporto alle strutture di Ateneo per problematiche sul programma del tramite (unimoney); • Interfaccia per la Piattaforma dei crediti commerciali (RGS-PCC) e monitoraggio cruscotto FE e pagamenti; • Aggiornamenti tecnici periodici sull’applicativo di contabilità (U-gov), comunicazione delle novità, Help desk e supporto tecnico-contabile alle strutture di Ateneo (centrali e dipartimentali)
L’Ufficio di supporto al Collegio dei Revisori dei Conti, in posizione di staff della direzione, assicura il supporto tecnico e organizzativo alle attività del Collegio dei Revisori dei conti curando i rapporti dell’organo con gli altri Organi Accademici, con la Direzione Generale, le Direzioni Centrali di Ateneo e le strutture decentrate, con l'utenza interna ed esterna in genere, gestisce l'agenda del Collegio, la predisposizione, diffusione e conservazione della documentazione dell’organo.
L’Area Servizi di Prevenzione e Protezione supporta il Datore di Lavoro e i Responsabili delle Unità Produttive dell’Ateneo nell’attuazione delle misure necessarie ad assicurare la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro, nel rispetto della normativa vigente. Promuove la diffusione della cultura della sicurezza e provvede all’individuazione e alla valutazione dei rischi presenti nelle sedi dell’Ateneo, curando la redazione e l’aggiornamento dei relativi Documenti di Valutazione dei Rischi e definendo misure adeguate e idonei dispositivi di prevenzione e protezione. Coordina, in collaborazione con i Medici Competenti, le attività di sorveglianza sanitaria in favore del personale dell’Ateneo, svolte sulla base dei rischi cui le singole unità di personale sono esposte. Gestisce gli aspetti connessi alle emergenze mediante la predisposizione dei Piani di Emergenza ed Evacuazione e l’organizzazione delle prove di evacuazione presso le varie sedi universitarie. Partecipa alla riunione periodica prevista dall’art. 35 del D.Lgs. 81/2008. Fornisce supporto tecnico alle strutture universitarie in ordine ai temi di propria pertinenza.
L’Ufficio Gestione Energia e Clima promuove l’efficienza energetica, la sostenibilità ambientale e la riduzione degli impatti climatici delle attività dell’Ateneo. Gestisce i contratti delle utenze, la progettazione e la manutenzione degli impianti di climatizzazione di tutte le sedi dell'ateneo. Cura il monitoraggio dei consumi energetici e delle emissioni climalteranti, supportando la definizione e l’attuazione di interventi finalizzati al miglioramento delle prestazioni energetiche degli impianti. Coordina la raccolta e l’analisi dei dati necessari alla pianificazione energetica e ambientale, contribuendo alla predisposizione di programmi, relazioni e bilanci di sostenibilità. Favorisce l’adozione di pratiche e comportamenti sostenibili all’interno della comunità universitaria e collabora con le strutture competenti per il raggiungimento degli obiettivi di transizione ecologica, resilienza climatica e sviluppo sostenibile dell’Ateneo.
L’Area affari generali, presso la quale opera l’Ufficio Affari istituzionali, si occupa delle questioni istituzionali che riguardano l’organizzazione generale dell’Ateneo e i rapporti di collaborazione con istituzioni pubbliche ed enti privati. Collabora alla predisposizione dello statuto e dei principali regolamenti di funzionamento dell’Ateneo, nonché delle relative modifiche. Svolge i procedimenti relativi all'attivazione e alla disattivazione di strutture interne dell'Ateneo (Dipartimenti, Centri etc.); quelli finalizzati all’individuazione, anche tramite procedure elettorali, dei componenti degli organi collegiali dell'Ateneo previsti dallo statuto, ivi compresi i rappresentanti degli studenti; nonché quelli finalizzati all’individuazione, anche tramite procedure elettorali, di organi monocratici dell’Ateneo (ad es. Rettore, Direttori di Dipartimento). Svolge i procedimenti finalizzati alla stipula di accordi di collaborazione con istituzioni pubbliche e private, tra le quali le collaborazioni con altre Università per la costituzione di Centri interuniversitari di ricerca. Si occupa delle richieste di concessione del patrocinio dell'Ateneo.
L’Area didattica coordina le attività svolte dalle unità organizzative dipartimentali che si occupano dell'offerta formativa, dell'erogazione della didattica e dei servizi in favore degli studenti, coadiuvandole nella progettazione e nell'accreditamento dei corsi di studio, nella definizione degli ordinamenti e dei regolamenti didattici e dei relativi aggiornamenti, nella programmazione degli insegnamenti erogati e nell'attuazione dell’offerta formativa di Ateneo, anche attraverso la pianificazione e la calendarizzazione dei relativi processi. Collabora con il Presidio della Qualità nel coordinare le attività di assicurazione della qualità nella didattica. Si occupa dello svolgimento di alcuni servizi svolti in favore degli studenti, tra cui il tutorato. L’Area Didattica coordina le attività svolte dalle unità organizzative che vi afferiscono: l’Ufficio di supporto al Presidio della Qualità, l’Ufficio amministrativo di gestione del Centro di servizio per la formazione e lo sviluppo professionale dei docenti e per l'innovazione della didattica - Teaching and learning centre (TLC), l’Unità di raccordo dei processi collegati alla didattica. Presso l'Unità di raccordo operano l’Ufficio offerta formativa e l’Ufficio master e altri corsi a ordinamento speciale.
L’Area di coordinamento delle procedure contabili dei dipartimenti svolge funzioni trasversali di coordinamento, supporto e raccordo con le strutture dipartimentali, promuovendo l’uniformità, la semplificazione e la corretta applicazione delle procedure amministrative e contabili. L’Area cura la programmazione, la gestione e il monitoraggio del budget dei Dipartimenti, le variazioni al bilancio unico e gli adempimenti connessi alla gestione contabile dei progetti, comprese le attività conto terzi. Assicura, inoltre, il coordinamento e il monitoraggio delle procedure dei dipartimenti relative all’acquisto di beni e servizi, contribuendo alla loro standardizzazione e digitalizzazione. Predispone linee guida, note operative e strumenti di supporto sulle principali tematiche di interesse dipartimentale. Rientra nelle competenze dell’Area anche la gestione amministrativa e contabile delle attività del Centro Linguistico di Ateneo. Attraverso il costante confronto con le strutture, l’Area favorisce la condivisione delle competenze e il miglioramento della gestione contabile e amministrativa dei processi.
L'Area Internazionalizzazione e valorizzazione delle conoscenze promuove e coordina le politiche di internazionalizzazione dell'Ateneo, sostiene la valorizzazione dei risultati della didattica e della ricerca e favorisce la promozione della pratica sportiva e la gestione degli impianti sportivi. Opera in raccordo con gli Organi di governo, i Dipartimenti e le altre strutture amministrative per rafforzare la dimensione internazionale dell'Università, sviluppare relazioni e partenariati con istituzioni nazionali e internazionali, promuovere iniziative di cooperazione allo sviluppo e supportare la partecipazione a programmi e progetti finanziati. L'Area favorisce la diffusione e la valorizzazione delle conoscenze prodotte dall'Ateneo, promuovendo attività di public engagement, iniziative di trasferimento delle competenze e rapporti con il territorio, le istituzioni e il tessuto socioeconomico. Attraverso attività di monitoraggio, networking e supporto progettuale contribuisce al miglioramento continuo delle performance istituzionali. Coordina inoltre attività, eventi e servizi sportivi rivolti alla comunità universitaria, assicurando la valorizzazione e la piena fruibilità del patrimonio impiantistico dell'Ateneo.
L’Area orientamento e mobilità promuove e coordina i servizi rivolti alle studentesse e agli studenti lungo le principali fasi del percorso universitario e del passaggio al mondo del lavoro. Le attività comprendono l’orientamento in ingresso, i tirocini curriculari ed extracurriculari, il placement, la mobilità internazionale e il supporto alle iscrizioni ai corsi di studio con titolo estero. L’Area cura inoltre i percorsi per le competenze trasversali e i progetti di Formazione Scuola-Lavoro. Articolata in cinque uffici, l’Area favorisce i rapporti tra l’Ateneo, le scuole, gli enti e le imprese, sostenendo l’occupabilità dei neolaureati e la transizione dall’università al lavoro. Promuove la partecipazione ai programmi di mobilità internazionale, inclusi Erasmus+ e le iniziative extra-UE, e assiste gli studenti internazionali nelle procedure di mobilità, ammissione e immatricolazione. Attraverso attività come Open Day, Giornate di Vita Universitaria, Career Day, eventi di orientamento e strumenti informativi dedicati, facilita l’accesso consapevole all’offerta formativa e accompagna studenti e studentesse nella costruzione del proprio percorso accademico e professionale.
L’Area Anticorruzione, Trasparenza e Rapporti con il Pubblico presidia gli adempimenti connessi alla prevenzione della corruzione, alla promozione della trasparenza amministrativa e alla tutela dei diritti degli utenti, assicurando il rispetto della normativa nazionale in materia di integrità, accesso civico e pubblicità istituzionale. Cura la predisposizione, l’aggiornamento e il monitoraggio delle misure previste dal Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO), supportando il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza nelle attività di controllo e vigilanza. Gestisce gli obblighi di pubblicazione nella sezione “Amministrazione Trasparente”, fornisce consulenza alle strutture dell’Ateneo e coordina i procedimenti di accesso civico semplice e generalizzato. L’Area svolge inoltre attività di informazione e assistenza agli utenti attraverso l’URP, favorendo la partecipazione, la semplificazione dei rapporti con l’amministrazione e la diffusione della cultura della legalità. Nell’ambito delle proprie competenze assicura anche supporto in materia di protezione dei dati personali, predisponendo informative, modulistica e documentazione necessarie al corretto trattamento dei dati da parte dell’Ateneo. L’Area provvede inoltre ad effettuare la verifica delle autocertificazioni ai sensi dell’art.71 del D.P.R. 445/2000, procedendo la controllo della veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
• Fornisce supporto al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza per la redazione del Piano triennale della prevenzione della corruzione e della trasparenza e per il monitoraggio delle azioni/obiettivi ivi programmate/i; • fornisce consulenza alle strutture dell’Ateneo, ai Responsabili e agli incaricati circa le materie collegate alla trasparenza e alla prevenzione della corruzione; • cura gli adempimenti periodici previsti dalla normativa vigente in tema di anticorruzione e trasparenza; • cura la pagina dell’“Amministrazione trasparente” del portale di Ateneo garantendo il coordinamento a livello informativo e informatico dei dati presenti sul sito; • predispone atti e provvedimenti, anche a contenuto interno, in materia di protezione dei dati personali; • cura l’organizzazione della “Giornata della Trasparenza” prevista dall’art. 10, comma 6 del D.Lgs n. 33/2013 in collaborazione con gli uffici dell’Amministrazione centrale; • elabora strategie utili alla prevenzione della corruzione; • effettua l’analisi dei rischi di corruzione; • cura gli adempimenti collegati alle segnalazioni di carattere anonimo/non anonimo (compreso whistleblowing); • monitora la corretta pubblicazione delle delibere degli Organi di governo di Ateneo; • cura la comunicazione dei dati relativi all’anticorruzione al Dipartimento della Funzione Pubblica; • effettua il monitoraggio della rotazione degli incarichi al fine di garantirne la rotazione; • cura tutti gli adempimenti collegati alle richieste di accesso civico semplice, fornendo altresì consulenza alle strutture dell’Ateneo, ai Responsabili e agli incaricati.
• Supporta il Responsabile della Protezione dei Dati di Ateneo in tutte le attività di consulenza e supervisione in materia di trattamento e protezione dei dati, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale di riferimento; • aggiorna periodicamente il "Registro dell'attività di trattamento dati"; • predispone e propone in approvazione gli aggiornamenti delle informative privacy di Ateneo; • effettua il controllo, preventivo e successivo, degli atti giuridici sottoposti a valutazione per gli aspetti attinenti al trattamento dei dati personali;
• Fornisce informazioni sull’organizzazione dell’università, sulla normativa di riferimento, sui responsabili e sullo stato dei procedimenti amministrativi; • cura la comunicazione con l’utenza tramite web, social e chat; • gestisce l'avvio e la conclusione dei procedimenti relativi alle richieste di accesso agli atti L.241/1990, fornendo altresì consulenza alle strutture dell’Ateneo, ai Responsabili e agli incaricati; • fornisce informazioni circa iscrizioni, immatricolazioni, passaggi, trasferimenti, date di scadenza, corsi di laurea istituiti presso i dipartimenti, corsi post-laurea; • segnala alle strutture eventuali disservizi, osservazioni e suggerimenti espressi dagli utenti; • cura gli adempimenti collegati alle richieste di accesso civico generalizzato, fornendo altresì consulenza alle strutture dell’Ateneo, ai Responsabili e agli incaricati.
• Garantisce l’applicazione del DPR 445/2000 e della Direttiva del Ministro della Pubblica Amministrazione del 22 dicembre 2011 in materia di “decertificazione” nei rapporti tra Pubblica Amministrazione e privati; • effettua controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese dal personale su titoli di studio, esami superati, giorni di congedo parentale usufruiti; • effettua controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese dagli studenti in merito alle dichiarazioni ISEE; • effettua verifiche sulle informazioni/dichiarazioni rese da partecipanti a gare/appalti; • fornisce supporto alle strutture dell’Ateneo, ai Responsabili e agli incaricati relativamente alla normativa vigente in materia.
L’Area Innovazione e Trasferimento Tecnologico ha il compito di offrire supporto alle attività di trasferimento tecnologico, alla costituzione degli spin-off universitari, al deposito e gestione di brevetti industriali, alle attività di public engagement e, in generale, alle attività di valorizzazione dei risultati della ricerca, favorendo l’innovazione e l’impatto socioeconomico dell’Ateneo, attraverso la tutela della proprietà intellettuale, la collaborazione con imprese e istituzioni e il sostegno all’imprenditorialità accademica. L’Area garantisce il supporto durante tutte le fasi della ricerca delle opportunità di finanziamento e di costituzione di partenariati comunitari e internazionali, dalla presentazione della proposta progettuale fino alla rendicontazione. L’Area fornisce inoltre il supporto alle strutture dell’Ateneo per la valorizzazione dei risultati della ricerca, anche mediante la creazione di società finalizzate all’utilizzazione industriale dei risultati della ricerca. L’Area assicura infine il coordinamento trasversale dei processi interfunzionali di gestione di progetti strategici di ricerca.
• Coordinamento trasversale dei processi interfunzionali di gestione di progetti strategici di ricerca tra le attività proprie della DRIT e quelle delle altre Direzioni interessate; • facilitazione dei rapporti tra le strutture centrali di Ateneo e i dipartimenti; • attività di scouting delle opportunità di finanziamento e delle opportunità di costituzione di partenariati di ricerca; • studio e analisi delle linee guida amministrativo-finanziarie dei programmi strategici; • assistenza e supporto nella programmazione, avvio e gestione dei progetti, relativamente agli aspetti amministrativi (inclusi i costi del personale strutturato); • monitoraggio dello stato di avanzamento scientifico, amministrativo e finanziario; • verifica del rispetto di obiettivi, tempi e milestone progettuali; • raccolta, elaborazione e analisi dei dati di progetto e predisposizione di report periodici per Organi di Governo e strutture competenti; • supporto alla rendicontazione verso enti finanziatori; • verifica della coerenza dei progetti con le strategie di Ateneo; • organizzazione e gestione di eventi divulgativi e informativi diretti al corpo accademico.
• Attività di scouting delle opportunità di finanziamento e delle opportunità di costituzione di partenariati comunitari e internazionali; • attività di matching tra i profili di ricerca dei Dipartimenti e le opportunità offerte dai bandi comunitari e dalle opportunità di finanziamento internazionali; • informazione e orientamento sulle normative e le politiche comunitarie; • attività di supporto alla definizione degli abstract di progetto, alla predisposizione delle proposte progettuali e presentazione delle proposte; • supporto ai ricercatori di Ateneo nella presentazione delle candidature e nella formulazione dei budget previsionali; • monitoraggio delle fasi di valutazione da parte della Commissione Europea e, in caso di approvazione dei progetti, supporto nella fase di firma dell’Agreement; • assistenza e supporto nella fase di negoziazione; • studio e analisi delle linee guida finanziarie dei programmi europei; • supporto nella gestione degli accordi e delle partnership; • consulenze su questioni amministrative e contabili in itinere; • collaborazione con i segretari di dipartimento per la gestione dei progetti; • assistenza e supporto alle attività di Audit esterno; • Certificazione costi del personale strutturato nell’ambito dei progetti di ricerca internazionali.
• Attività di scouting delle opportunità di finanziamento e di costituzione di partenariati di valorizzazione della ricerca; • attività di matching tra i profili di ricerca dei Dipartimenti e le opportunità offerte dai bandi per la valorizzazione dei risultati della ricerca; • assistenza e supporto nella costituzione di spin-off universitari; • assistenza e supporto nella creazione di incubatori accademici e nel rapporto tra gli incubatori e acceleratori nazionali ed internazionali; • assistenza e supporto nella relazione tra spinoff e startup con investitori istituzionali nazionali ed internazionali; • tutela della proprietà intellettuale e industriale e trasferimento dei risultati: gestione del portfolio brevetti di Ateneo; • gestione delle partecipazioni a enti esterni aventi ad oggetto attività di valorizzazione dei risultati scientifici e di trasferimento delle conoscenze e delle competenze al sistema delle imprese; • supporto alla gestione dei fondi e degli strumenti destinati alla valorizzazione dei risultati della ricerca; • attività di consulenza in materia di fund raising, scouting e monitoraggio di programmi, bandi e opportunità finalizzati a intercettare finanziamenti a carattere regionale, nazionale, europeo e/o internazionale in materia di trasferimento tecnologico;
L’Area Ricerca e Valutazione promuove l’accesso a finanziamenti competitivi, la collaborazione scientifica e il posizionamento dell’Università nei contesti di ricerca nazionali e internazionali, rafforzando la qualità scientifica, la competitività e la visibilità della ricerca dell’Ateneo, favorendo la partecipazione dei ricercatori a opportunità di finanziamento e reti di collaborazione a livello nazionale e favorendo la qualità, la valutazione e il monitoraggio delle performance scientifiche dell’Ateneo, in coerenza con i criteri ANVUR, e il miglioramento continuo dei risultati della ricerca. L’Area supporta tutte le attività di gestione dei progetti di ricerca, sia nella fase progettuale che attuativa, nella rendicontazione e audit interno dei contratti finanziati, e fornisce altresì il supporto in tutti i procedimenti amministrativi collegati ai dottorati di ricerca, agli assegni e agli incarichi di ricerca, nella gestione dell’Anagrafe della ricerca e nella gestione delle procedure di valutazione interna ed esterna delle attività di ricerca e trasferimento tecnologico e assicura il supporto alle attività della Commissione Ricerca e Terza Missione del S.A, nonché alle attività di ogni altra eventuale commissione istituita in tema di ricerca (ad es.: Gruppo Laboratori, Gruppo di Lavoro per la qualità della ricerca, etc.).
• Gestione dei procedimenti di istituzione e accreditamento e dei corsi di dottorato di ricerca, incluso il supporto agli OOCC per la predisposizione della documentazione a supporto delle decisioni da assumere; • gestione dei procedimenti di attivazione dottorati di ricerca (predisposizione ed emanazione bando; acquisizione domande di partecipazione); • gestione carriere dottorandi di ricerca; • interazioni con i database ministeriali; • elaborazione di statistiche sull’andamento dei dottorati di ricerca; • coordinamento gli adempimenti dipartimentali relativi ai corsi di dottorato (adozione dei regolamenti organizzativi, procedure di ammissione agli anni successivi e all’esame finale, organizzazione della discussione di tesi per il conseguimento del titolo).
Ufficio ricerca nazionale • Studio e analisi delle linee guida amministrativo-finanziarie dei programmi nazionali e regionali; • supporto alle attività dipartimentali per la gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca nazionali e regionali; • attività di Audit interno dei progetti di ricerca nazionali e regionali; • elaborazione di statistiche sull’andamento della ricerca a carattere nazionale e sull’entità dei finanziamenti; • interazioni con i database ministeriali; • assistenza e supporto nella gestione dei procedimenti relativi agli assegni e agli incarichi di ricerca.
• Supporto e gestione informatizzata delle attività di monitoraggio, di valutazione della ricerca (VQR) e di programmazione strategica della ricerca (Programmazione Triennale della Ricerca); • anagrafe della Ricerca di Ateneo per prodotti/progetti/laboratori/docenti; • gestione catalogo di Ateneo dei prodotti della ricerca (IRIS): coordinamento e monitoraggio degli aggiornamenti; • linee guida per l’inserimento dei prodotti della ricerca e per la loro validazione, informazione e formazione per gli utenti e i referenti del catalogo in sinergia con il Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA); • coordinamento e supporto ai referenti del catalogo IRIS dipartimentali e ai validatori-bibliotecari; • promozione e monitoraggio delle politiche di Ateneo per l’Open Access e l’Open Data; • coordinamento della raccolta dati della ricerca per valutazioni esterne (VQR, SUA RD, SUA TM) e supporto ed elaborazione dati della ricerca per valutazioni interne; • consultazione e utilizzo, per finalità di valutazione interne ed esterne, di banche dati per la ricerca e dei DB bibliografici maggiormente in uso per la ricerca (WoS, Scopus, PubMed).
• Coordina funzionalmente i laboratori di ricerca dell’Ateneo, favorendo l’integrazione e la collaborazione tra laboratori, tecnici e tecnologi; • supporta la programmazione e l’utilizzo condiviso delle infrastrutture di ricerca; • monitora la dotazione strumentale e le esigenze di aggiornamento tecnologico dei laboratori; • promuove l’adozione di procedure operative comuni per la gestione dei laboratori; • supporta l’applicazione delle norme di sicurezza, qualità e conformità regolamentare, raccordandosi con le strutture competenti per sicurezza, acquisti e manutenzione; • favorisce la valorizzazione delle competenze tecniche e tecnologiche del personale; • promuove attività di formazione e aggiornamento professionale per tecnici e tecnologi; • supporta i responsabili scientifici nella gestione tecnica dei progetti di ricerca; • facilita l’accesso alle infrastrutture da parte di ricercatori, dottorandi e studenti; • contribuisce alla razionalizzazione delle risorse e all’ottimizzazione dei costi; • supporta la partecipazione a progetti nazionali ed europei per infrastrutture di ricerca; • collabora alla mappatura e valorizzazione dei laboratori di ricerca dell’Ateneo.
L’Area Formazione e Benessere Organizzativo cura il ciclo della formazione del personale dell’Ateneo, dall’analisi dei fabbisogni alla programmazione, progettazione, organizzazione, gestione, monitoraggio e valutazione degli interventi, in coerenza con gli indirizzi dell’Amministrazione e i processi di innovazione organizzativa e digitale. Gestisce le iniziative formative realizzate con risorse interne o soggetti esterni e i relativi adempimenti amministrativi, contabili e organizzativi, assicurando il supporto ai colleghi nell’accesso alle piattaforme formative e ai percorsi di apprendimento. Assicura la formazione obbligatoria, specialistica e trasversale, compresa quella in materia di salute e sicurezza sul lavoro rivolta al personale, agli studenti tirocinanti e alle altre categorie interessate. Cura la rilevazione e l’elaborazione dei dati relativi alla partecipazione e agli esiti delle attività formative, predisponendo rendicontazioni, analisi, report e relazioni a supporto della programmazione e delle decisioni della governance. Promuove iniziative dedicate al benessere organizzativo, all’inclusione, alla valorizzazione delle persone e alla qualità delle relazioni lavorative, contribuendo al miglioramento continuo dei servizi e dei processi dell’Ateneo.
L’Ufficio Benessere Organizzativo promuove iniziative finalizzate al benessere delle persone, alla qualità della vita lavorativa, all’inclusione, al rispetto e alla valorizzazione delle differenze, contribuendo allo sviluppo di un ambiente di lavoro collaborativo e attento alla persona. Collabora alla progettazione, all’organizzazione e alla comunicazione di eventi, campagne e momenti di sensibilizzazione sui temi del benessere organizzativo, della prevenzione delle discriminazioni e della violenza, della salute e dei corretti stili di vita. Fornisce supporto organizzativo alle iniziative dell’Ateneo per la Giornata internazionale per l’eliminazione della violenza contro le donne del 25 novembre e svolge attività propositiva per la Giornata del benessere e degli stili di vita. Cura l’organizzazione e il supporto a workshop, incontri e percorsi dedicati al benessere delle persone, alle relazioni lavorative, alla comunicazione, all’equilibrio tra vita professionale e personale e all’uso consapevole degli strumenti digitali. Collabora con le strutture dell’Ateneo e con soggetti esterni, contribuendo alla diffusione delle iniziative e alla predisposizione di materiali informativi.
L’Ufficio Formazione cura l’attuazione delle politiche formative dell’Ateneo attraverso la rilevazione dei fabbisogni, la progettazione, l’organizzazione e la gestione delle iniziative rivolte al personale. Predispone convocazioni e comunicazioni, coordina docenti, fornitori e strutture coinvolte e assicura gli adempimenti amministrativi, contabili e organizzativi connessi ai corsi realizzati con risorse interne o soggetti esterni. Gestisce la formazione obbligatoria, specialistica, digitale, linguistica e trasversale, nonché i percorsi rivolti al personale neoassunto. Cura la formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro destinata al personale, agli studenti tirocinanti, ai partecipanti ai Percorsi universitari di formazione iniziale e abilitazione dei docenti della scuola secondaria (PeF) e ad altre categorie di utenti interessate. Fornisce assistenza per l’accesso e la fruizione delle piattaforme dedicate all’apprendimento, con particolare attenzione all’inclusione e all’accessibilità dei percorsi erogati, monitora la partecipazione e cura il rilascio delle attestazioni. Rileva e aggiorna i dati relativi alle attività svolte, predisponendo rendicontazioni, report, analisi e relazioni a supporto della programmazione e della valutazione degli interventi.
L’Area presiede i processi volti ad assicurare il corretto e tempestivo assolvimento degli obblighi fiscali, contributivi e previdenziali. Gestisce ritenute, versamenti, certificazioni e dichiarazioni fiscali, nonché gli adempimenti contributivi e i relativi flussi verso gli enti previdenziali. Gestisce i bandi per incarichi esterni e la relativa contrattualizzazione e l’adempimento dell’Anagrafe delle Prestazioni e i flussi verso la Funzione Pubblica. Cura la gestione dei compensi del personale non strutturato dell’Amministrazione Centrale, inclusi collaboratori, borsisti, dottorandi, assegnisti, studenti e altri soggetti, garantendo la verifica dei dati, il trattamento fiscale e contributivo, la liquidazione nonché gli adempimenti statistici e la redazione del Conto Annuale per il personale esterno. Cura le pratiche pensionistiche del personale di ruolo, fornendo supporto nelle cessazioni, nella verifica delle posizioni previdenziali e nei rapporti con gli enti competenti. L’Area offre supporto alle strutture dell’Ateneo, monitora le scadenze normative e gestisce le configurazioni dei sistemi CSA e delle piattaforme Cineca HR-Suite/U-Web, fornendo assistenza tecnica agli operatori.
Gestione procedure concorsuali personale esterno (autonomo e assimilato) e contrattualizzazione incarichi. Attività di verifica atti pervenuti per attività di registrazione e gestione nei sistemi informativi CSA/UGOV/HR-SUITE, contabilizzazione e liquidazione: contributi Erasmus, borse di merito, borse mobilità, collaborazione studenti 150 ore, premi e altri sussidi, tirocini curriculari ed extracurriculari, dottorati di ricerca, apprendistato alta formazione e ricerca dottorati InPA, assegni di ricerca, assegni di tutorato, consulenti esterni (autonomi e assimilati), tutorato specialistico, indennità e gettoni Organi di Governo d’Ateneo, seggi elettorali studenti. Creazione flussi banca e ordinativi di pagamento. Gestione conguaglio fiscale, conto annuale personale esterno. Gestione adempimento Anagrafe delle prestazioni (dipendenti interni, consulenti e dipendenti altre PPAA), invio flussi alla Funzione Pubblica. Supporto tecnico procedura stipendiale CSA (configurazioni, gestione segnalazioni e casistiche di errore). Analisi e studi di fattibilità progetti evolutivi procedure informatiche stipendiali. Supporto strutture decentrate per problematiche contrattuali, fiscali e operative.
L'Ufficio Pensioni cura l’iter previdenziale del personale, dall’analisi della carriera alla valutazione del requisito pensionistico, dal trattamento di quiescenza al TFS. Si occupa della sistemazione della posizione assicurativa mediante analisi fascicolo, richiesta di sistemazione/certificazioni agli Enti coinvolti nella carriera e richiesta documentazione ai propri uffici competenti, con caricamento, certificazione e invio in Passweb. Per la quiescenza effettua analisi fascicolo, decretazione eventuali provvedimenti pre-ruolo ante 2005, richiesta acquisizione documenti da altri uffici ed Enti, caricamento/certificazione dei dati in Passweb. Gestisce le riliquidazioni con aggiornamento documentale, sistemazione e certificazione in Passweb e trasmissione dati. Per il TFS provvede all'analisi fascicolo, reperimento della documentazione e caricamento/invio in Passweb, con relative riliquidazioni. Consulenza pratiche di pre-ruolo e: per istanze ante 2005 raccolta dati dai vari Enti e emanazione del decreto per istanze post 2005 sistemazione e certificazione della p.a. compilazione dell’U.M. su richiesta INPS. Gestisce la sistemazione della p.a. e la trasmissione del fascicolo del personale trasferito. Assicura consulenza su quiescenza, TFS, pre-ruolo e p.a. individuale e garantisce costante interazione e assistenza all'INPS per le problematiche procedurali.
L’Area del personale dirigente, tecnico, amministrativo e bibliotecario e Welfare di Ateneo sovrintende la gestione di tutti i processi legati alla assunzione, alla carriera, alla liquidazione del trattamento economico del personale dirigente, tecnico, amministrativo e bibliotecario, collaboratore ed esperto linguistico di Ateneo. Supporta il direttore nell’elaborazione del modello organizzativo del personale, coerentemente con gli indirizzi strategici di Ateneo. Nell’esercizio delle sue funzioni assicura la diffusione dell’informazione giuridico-normativa al personale. Supporto nella gestione dei procedimenti disciplinari. Programma e attua iniziative e attività di welfare per il perseguimento del benessere organizzativo di tutta la comunità accademica. Si occupa inoltre di gestire e coordinare tutte le fasi organizzative, gestionali e formative collegate al servizio civile di Ateneo dalla fase di redazione e la promozione dei programmi d’intervento e dei progetti fino a quella di formazione e tutoraggio degli operatori volontari. Si occupa altresì della gestione amministrativa degli operatori volontari in raccordo con il Dipartimento per le Politiche Giovanili e del Servizio Civile Universale.
L'Area Personale Docente e Ricercatore coordina e garantisce la corretta gestione delle attività relative al reclutamento, alla carriera e al trattamento economico del personale docente e ricercatore. Cura inoltre i procedimenti riguardanti gli incarichi di docenza, i contratti di ricerca, gli incarichi post-doc e le missioni. Assicura gli adempimenti connessi ai pignoramenti e alle altre trattenute sul trattamento economico, ai piccoli prestiti, ai mutui e finanziamenti e agli infortuni sul lavoro e in itinere. Svolge funzioni di coordinamento, monitoraggio e controllo delle attività degli uffici afferenti, promuove l'applicazione uniforme della normativa e dei regolamenti e assicura il raccordo con gli Organi di governo, i Dipartimenti, le strutture amministrative e gli enti esterni, nonché la qualità dei processi e dei dati, la gestione delle situazioni complesse e la verifica dei risultati conseguiti.
L’Ufficio Carriere e Gestione Personale Docente e Ricercatore assicura la gestione giuridica, amministrativa, economica, previdenziale e assicurativa del personale docente e ricercatore successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro, garantendo il costante aggiornamento delle posizioni individuali e dei fascicoli personali. Cura gli adempimenti relativi allo stato giuridico, alle progressioni di carriera, alla gestione delle assenze, delle aspettative, dei congedi e degli ulteriori istituti che incidono sul rapporto di lavoro, nonché i procedimenti connessi alla cessazione dal servizio. Provvede alla gestione del trattamento economico e alla liquidazione di stipendi, compensi, arretrati ed emolumenti e assicura la corretta alimentazione delle banche dati e dei flussi informativi verso le amministrazioni e gli enti competenti. Cura la gestione amministrativa dei contratti di ricerca e degli incarichi post-doc successivamente al conferimento, nonché dei procedimenti relativi a pignoramenti e trattenute stipendiali, piccoli prestiti, mutui e finanziamenti e degli adempimenti connessi agli infortuni sul lavoro e in itinere. Predispone certificazioni, attestazioni e riscontri, assicura il supporto alle attività di accesso documentale, monitoraggio e contenzioso e concorre al presidio della qualità dei dati e dei processi di competenza.
L’Ufficio Contratti di Docenza e Missioni assicura la gestione amministrativa e contrattuale degli incarichi di insegnamento e delle ulteriori attività didattiche conferite a soggetti interni ed esterni all’Ateneo, garantendo l’applicazione della normativa vigente e della regolamentazione di Ateneo. Cura l’istruttoria, la predisposizione e la formalizzazione dei contratti e degli incarichi, le verifiche amministrative e documentali, i controlli in materia di incompatibilità e gli adempimenti connessi alla liquidazione dei compensi. Gestisce le anagrafiche dei percipienti e i relativi flussi informativi ai fini degli adempimenti contabili, fiscali e previdenziali. Provvede alla gestione delle missioni del personale docente, ricercatore, tecnico-amministrativo e dei soggetti esterni autorizzati, curando le autorizzazioni, l’acquisizione dei servizi di viaggio, soggiorno e delle prestazioni connesse alla trasferta, i rapporti con i fornitori, gli eventuali anticipi, la liquidazione dei rimborsi e gli adempimenti correlati. Assicura il monitoraggio dei procedimenti di competenza, la tenuta della documentazione amministrativa, la collaborazione con le strutture didattiche, dipartimentali e amministrative coinvolte e fornisce consulenza tecnico-amministrativa alle strutture decentrate nelle materie di competenza dell’Ufficio.
“L’Ufficio Reclutamento Personale Docente e Ricercatore assicura la gestione delle procedure di reclutamento e di chiamata del personale docente e ricercatore nonché delle procedure di selezione finalizzate al conferimento dei contratti di ricerca e degli incarichi post-doc, garantendone la regolarità amministrativa, la trasparenza e la tracciabilità. Cura la predisposizione degli atti di indizione, la gestione dei bandi e degli avvisi, la verifica delle candidature e dei requisiti di partecipazione e gli adempimenti connessi all’ammissione dei candidati. Supporta la costituzione e l’attività delle commissioni giudicatrici, assicura il controllo formale degli atti e dei verbali e cura la pubblicazione e la comunicazione degli esiti delle procedure. Gestisce le procedure di chiamata e le altre procedure selettive attribuite alla struttura, garantendo il raccordo con i Dipartimenti, gli Organi accademici e le altre strutture dell’Amministrazione. Cura altresì gli adempimenti connessi alla costituzione del rapporto di lavoro e i procedimenti relativi al riconoscimento dei servizi pregressi ai fini del passaggio di ruolo e provvede agli adempimenti in materia di trasparenza, pubblicità legale, accesso agli atti e contenzioso, assicura il monitoraggio dei procedimenti e delle relative scadenze.
L'Ufficio Relazioni Sindacali cura il presidio amministrativo e organizzativo del sistema delle relazioni sindacali dell'Ateneo. È componente della delegazione datoriale nei procedimenti di contrattazione collettiva integrativa e negli istituti di partecipazione sindacale previsti dalla normativa e dalla contrattazione collettiva. Assicura la programmazione e il coordinamento delle attività negoziali, la gestione dell'istruttoria e della documentazione di competenza, nonché la predisposizione di convocazioni, verbali, accordi e atti correlati. Cura i rapporti con la RSU e le Organizzazioni Sindacali e gli adempimenti connessi alle prerogative sindacali. Provvede alla gestione documentale degli atti, al monitoraggio dell'attuazione degli accordi sottoscritti e al raccordo con le strutture competenti, assicurando supporto specialistico e aggiornamento normativo nelle materie di competenza.
L’Area Sistemi Informativi assicura la progettazione, l’evoluzione e la gestione dell’infrastruttura digitale dell’Ateneo, garantendo continuità operativa, affidabilità dei servizi e supporto ai processi istituzionali, amministrativi, didattici e di ricerca. Cura la governance dei sistemi informatici, delle piattaforme applicative e dei servizi cloud, promuovendo l’innovazione tecnologica e la trasformazione digitale in coerenza con le strategie dell’Ateneo. Presidia la sicurezza informatica, la protezione dei dati, l’identità digitale e i servizi di collaborazione e produttività, nel rispetto delle normative vigenti e degli standard di qualità e sicurezza. Fornisce inoltre consulenza tecnica e supporto specialistico alle strutture universitarie, favorisce l’integrazione tra sistemi, applicazioni e banche dati e sviluppa soluzioni digitali finalizzate a semplificare i processi, migliorare l’efficienza organizzativa e rendere più efficace l’esperienza digitale di studenti, docenti, ricercatori e personale tecnico-amministrativo.
L’Area Sistema Bibliotecario di Ateneo coordina e sviluppa i servizi bibliotecari dell’Università, garantendo l’accesso qualificato alle risorse informative a supporto della didattica, della ricerca e delle iniziative di valorizzazione delle conoscenze. Cura la gestione integrata delle biblioteche, delle collezioni cartacee e digitali, delle risorse elettroniche e degli strumenti per la ricerca bibliografica, promuovendone la valorizzazione e la fruizione da parte della comunità accademica. Supporta i processi di produzione, diffusione e conservazione della conoscenza scientifica attraverso servizi dedicati all’open science, agli archivi istituzionali e alla gestione dei dati utili per la valutazione della produzione scientifica. Promuove attività di Public Engagement, valorizzando il patrimonio culturale e scientifico dell’Ateneo e favorendo il dialogo con la società e il territorio. Sviluppa iniziative di formazione informativa e competenze digitali, favorendo l’uso consapevole delle fonti e delle risorse documentarie. In collaborazione con le strutture accademiche e amministrative, contribuisce alla crescita del patrimonio culturale e informativo dell’Ateneo e al potenziamento dei servizi di supporto alla ricerca e all’apprendimento.
Presidia le attività di comunicazione istituzionale dell’Ateneo, assicurando la pianificazione, il coordinamento e la diffusione delle informazioni rivolte alla comunità universitaria e agli interlocutori esterni. Cura i sistemi di posta elettronica e i contenuti del portale web, dei canali digitali e social e degli altri strumenti informativi, supporta l’organizzazione e la promozione di eventi, campagne e iniziative di Ateneo e collabora alla realizzazione di materiali editoriali e multimediali. Gestisce i rapporti con i media e coordina le strutture interne coinvolte, tutelando l’identità visiva e la reputazione dell’Ateneo.
L’Ufficio coordinamento delle redazioni digitali coordina le attività di aggiornamento costante e tempestivo delle informazioni sul web e sui canali digitali e verifica la loro rispondenza alle disposizioni vigenti e alle Linee guida per la redazione dei contenuti dei siti web istituzionali.
Presidia la progettazione, la gestione e il monitoraggio delle infrastrutture tecnologiche e dei servizi di telecomunicazione dell’Ateneo, garantendone affidabilità, sicurezza e continuità operativa. Cura le reti e le utenze dati e di fonia fissa e mobile, la connettività delle sedi, le tecnologie per la didattica e i servizi di autenticazione e identità digitale. Assicura la manutenzione dei sistemi, il supporto tecnico e la gestione dei rapporti con fornitori, gestori ed enti esterni.
Gestisce i procedimenti amministrativi relativi alle carriere degli studenti, dall’ammissione, immatricolazione e iscrizione ai corsi di studio fino al conseguimento dei titoli e al rilascio delle certificazioni. Cura gli adempimenti connessi a trasferimenti, passaggi di corso, riconoscimento dei crediti, tasse e contribuzione, esami di profitto e di laurea, assicurando l’aggiornamento delle banche dati e degli archivi. Fornisce informazione, orientamento e assistenza agli studenti sui servizi e sulle procedure di competenza, anche attraverso i canali digitali, e collabora con le strutture didattiche e amministrative dell’Ateneo. Promuove inoltre interventi per il diritto allo studio, l’inclusione e il sostegno degli studenti con disabilità o disturbi specifici dell’apprendimento (DSA), curando i rapporti con gli enti e i soggetti esterni coinvolti.
